Gouvernement Princier de Monaco
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La modernisation des Archives de l'État

Outils de gouvernance, les archives permettent de garantir les droits des administrés, d’améliorer la qualité des fonds documentaires et d’apporter un témoignage essentiel sur une période de l’histoire.

Exemple de première et dernière page d'un Conseil de Gouvernement du début du XXeme siècle.

La volonté du Gouvernement Princier de moderniser la politique de gestion des archives participe à l’efficacité administrative et contribue à l’amélioration du fonctionnement de l’État.

Jusqu’à la constitution de 1911, le Souverain et l’État restaient confondus, et leurs archives respectives également. Les archives définitives publiques ont longtemps eu vocation à être détenues aux Archives du Palais, conformément aux dispositions de l’article 2 de l’Ordonnance n°3864 du 25 septembre 1967. Cette mission revient désormais au Service Central des Archives et de la Documentation Administrative.

En 2011, le Gouvernement Princier a entamé un processus de modernisation des archives de l’Administration qui s’appuie sur l’ Ordonnance n. 3.413 du 29/08/2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l'Administration et l'administré

En ce sens, l’Ordonnance Souveraine du 29 août 2011 constitue une avancée majeure du processus de modernisation des archives. Elle :

  • Définit les archives courantes, intermédiaires et définitives des services de l’Administration
  • Précise les conditions d’accès et de communicabilité des archives publiques
  • Crée le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative qui reçoit la mission de conserver, de manière définitive, les archives des services exécutifs de l’État
  • Institue une Commission Consultative des Archives de l’État

Piloté par l’Inspection Générale de l’Administration, le plan d’action lancé en 2011 a pour but d’harmoniser, de rationaliser et d’optimiser les archives des services de l’État tout en garantissant la mémoire et la traçabilité de l’action administrative. ( application/pdf Exemples de borderaux de versement (26,44 ko) ).

La Commission Consultative des Archives de l'État

Composition

Président : Madame Corinne LAFOREST de MINOTTY, Chef de l’Inspection Générale de l’Administration.
Membres : le Contrôleur Général des dépenses, le Directeur des Affaires Juridiques, l’Administrateur des Domaines, le Directeur Informatique, le Directeur de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers, le Chef du Service Central des Archives et de la Documentation Administrative.
Experts : trois personnalités désignées par le Ministre d’État.

Missions

La Commission a pour mission de formuler, à l’attention du Ministre d’État, toutes propositions ou recommandations de nature à orienter ou à améliorer la gestion des archives publiques. La Commission formule des recommandations qui sont soumises au Ministre d’État.

Elle a tenu sa cinquième réunion le 14 octobre 2015 et ce rendez-vous annuel a permis de faire un point sur les différents chantiers engagés en matière de modernisation des archives et sur l’état d’avancement des recommandations qu’elle a formulées.

L’expertise de la Commission est essentielle pour l’orientation des travaux à mener par les équipes du SCADA. Elle repose sur la composition pluridisciplinaire de ses membres et de ses experts. Elle est le garant des décisions prises dans le domaine de l’archivage.

Recommandations

L’une des recommandations a porté sur la préservation et la valorisation du patrimoine documentaire relatif au Journal de Monaco dont la première édition remonte à 1858. Cette proposition s’inscrit dans une double démarche : la sécurisation des documents patrimoniaux et l’accessibilité par une meilleure connaissance historique de la vie monégasque au milieu du XIXème siècle.

En 2015, la Commission a par ailleurs recommandé de poursuivre le programme de préservation de fonds présentant un intérêt historique, par la numérisation de l’Annuaire Officiel de l’Administration depuis 1877 qui recense les personnels de l’État, de la Commune mais également les grandes instances officielles monégasques ainsi que les nomenclatures des acteurs économiques et culturels privés.

Focus sur les experts

Mme Evelyne VAN DEN NESTE, Conservateur Général du Patrimoine. Mme VAN DEN NESTE, diplômée de l’École des Chartes et de l’École Nationale du Patrimoine, est Chef de service des archives et de l’information documentaire à la Présidence de la République française.

M. Olivier PONCET, titulaire d’un doctorat en histoire, diplômé de l’École Nationale du Patrimoine, est professeur d’histoire des institutions, d’archivistique et diplomatique de l’époque moderne à l’École Nationale des Chartes.

M. Thomas FOUILLERON, titulaire d’un doctorat en histoire, auteur de nombreuses études universitaires et d’un manuel sur l’histoire de Monaco, est Directeur des Archives et de la Bibliothèque du Palais Princier.

http://www.gouv.mc/Action-Gouvernementale/Un-Etat-moderne/La-modernisation-de-l-Administration/La-modernisation-des-Archives-de-l-Etat

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